Personal Assistant - Freelance

✅ Resumo

📍 Localização: Remoto (Portugal)

⏱️ Regime de trabalho: Freelancer

💎 Experiência: 3+ anos em funções de Assistente Pessoal, Executivo ou Operacional, idealmente em contextos dinâmicos e exigentes.

Quem procuramos

Estamos à procura de um/a Personal Assistant para colaborar connosco em regime freelancer, de forma regular, para apoiar a equipa de gestão nas áreas de operações, recursos humanos e gestão financeira.

Procuramos alguém com muita experiência, autonomia total, espírito colaborativo e padrões de qualidade elevados.

Trabalharás diretamente com o CEO, a COO e com os Gestores de Projeto, garantindo que todos os processos, desde a logística até à gestão administrativa, funcionam com eficiência.

Esta função é essencial para o bom funcionamento das nossas operações. Serás o elemento que assegura que tudo está em ordem, que a informação flui e que as tarefas são concluídas com atenção ao detalhe.

Estamos à procura de uma pessoa organizada, metódica e altamente confiável, que gosta de trazer estrutura a contextos complexos e encontra satisfação em garantir que tudo corre como planeado.

Se tens autonomia, atenção ao detalhe e gosto por transformar caos em organização, queremos conhecer-te!

Responsabilidades

O que vais fazer:

1. Recursos Humanos e Gestão de Talento

• Apoiar processos de recrutamento: criação e partilha de anúncios, comunicação com candidatos e gestão administrativa das candidaturas.
• Coordenar onboarding e integração de novos colaboradores, em alinhamento com os processos existentes.
• Garantir a conformidade legal em matéria de RH e legislação laboral portuguesa.

2. Operações Administrativas e Logísticas

• Planear e executar a logística associada a eventos internos, reuniões e formações.
• Gerir processos operacionais de apoio a projetos (compras, fornecedores, aluguer de espaços).
• Apoiar na implementação e melhoria contínua de fluxos de trabalho internos e operacionais.

3. Gestão Financeira e Controlo de Projetos

• Acompanhar e manter sistemas de controlo de gestão financeira de projetos e operações internas.
• Fazer a ponte com a contabilidade externa, assegurando a entrega atempada de documentação.
• Atualizar mensalmente o P&L (Profit & Loss) e apoiar na elaboração de reports financeiros.

A pessoa ideal

Para uma candidatura perfeita, tens de:

• Ter pelo menos 3 anos de experiência como Personal Assistant, Executive Assistant ou Assistente Administrativo.
• Ter total autonomia para gerir tarefas e prioridades, sem necessidade de supervisão constante.
• Ser extremamente organizado/a e conseguir lidar com múltiplas responsabilidades em simultâneo.
• Comunicar de forma clara e profissional, tanto em português como em inglês.
• Dominar ferramentas digitais como Notion, Google Workspace (Drive, Calendar, Sheets, Meet, etc.) e Slack.
• Ter conhecimentos sólidos de processos administrativos, financeiros e de RH, preferencialmente no contexto português.
• Ser uma pessoa de confiança, habituada a lidar com informação sensível.
• Ter gosto por criar ordem e clareza em tudo o que fazes.

Nota: se acabaste de ler a lista acima e dos 8 pontos não tens a certeza que tens pelo menos 7, então esta oportunidade provavelmente não é para ti. Desejamos-te toda a sorte na procura do projeto certo para ti 💪

Cenas que valorizamos

• Já colaboraste com equipas de gestão ou direção em startups ou EdTechs.
• Tens noções básicas de controlo financeiro ou reporting de projetos.
• Gostas de documentar processos e criar sistemas que simplifiquem o dia a dia.
• Fortes conhecimentos de Notion.

O que vais ganhar

• Colaboração flexível e remota com uma equipa focada nas pessoas e movida por impacto real.
• Envolvimento em projetos diversos, no cruzamento entre educação, operações e inovação.
• Uma relação freelance de longo prazo, baseada em confiança, autonomia e resultados.

Candidaturas

Para realizares a tua candidatura, preenche o nosso formulário na página da oferta.