ASSISTANTE ADMINISTRATIVE CENTRE DE FORMATION - FREELANCE - 15H/SEMAINE - TELETRAVAIL

Organisme de formation évoluant dans un environnement certifié Qualiopi recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Formation pour assurer la gestion complète et rigoureuse de ses activités administratives.

🕒 15 à 20h par semaine 🏠 100% télétravail

💼 Votre mission

Vous êtes le pilier administratif des formations : vous assurez le suivi des financements, la gestion des dossiers apprenants, la facturation et la conformité des documents, tout en garantissant une expérience fluide pour les clients et les financeurs.

🔹 Vos responsabilités

📁 Gestion des financements

• Constitution et suivi des dossiers de financement
• Échanges avec les organismes financeurs (AGEFICE, OPCO…)
• Gestion des démarches CPF
• Transmission des pièces justificatives jusqu’à la facturation

📝 Contractualisation & facturation

• Création des devis et factures
• Gestion des contrats et conventions de formation
• Mise en place des signatures électroniques
• Relances clients (signatures, acomptes, paiements)
• Suivi des règlements et retards

🎓 Gestion des formations & apprenants

• Création et gestion des sessions de formation
• Inscription et suivi administratif des apprenants
• Envoi des convocations et invitations
• Planification des communications automatiques (émargements, évaluations, emails…)

✔ Conformité & suivi administratif

• Vérification de la conformité des dossiers apprenants
• Envoi des attestations de fin de formation
• Gestion de l’impression des diplômes
• Mise à jour des statuts clients (signé / payé / en attente)
• Suivi des échéances administratives et financières
• Signalement des anomalies ou blocages

📚 Environnement Qualiopi

• Respect des procédures liées à la certification
• Classement et traçabilité des documents obligatoires

🤝 Support

• Réponse aux demandes administratives et logistiques des clients
• Interface entre apprenants, formateurs et financeurs

Profil recherché :

👤 Profil recherché

• Expérience en gestion administrative (organisme de formation obligatoire)
• Bonne connaissance des financements formation (OPCO, CPF…)
• Personne très organisée, autonome et rigoureuse
• À l’aise avec les outils numériques et signatures électroniques
• Sens du service et réactivité