Operations Specialist (m/w/d) – Zertifizierungsstelle für Managementsysteme

Die Proks Certification GmbH ist eine akkreditierte Zertifizierungsstelle für Managementsysteme und Teil der TIC-Branche (Testing, Inspection, Certification). Wir auditieren und zertifizieren Unternehmen nach internationalen Standards wie ISO 9001 und ISO/IEC 27001 und schaffen damit Vertrauen für Kunden, Behörden und Geschäftspartner.

Unser Operations Team bildet die Schnittstelle zwischen Auditoren, Zertifizierungsentscheidern und Kunden: Hier werden Audits geplant, vorbereitet, nachbereitet und bis zur Zertifizierungsentscheidung begleitet. Zur Verstärkung unseres operativen Teams suchen wir Sie in Vollzeit – 100% Remote innerhalb Deutschlands, bevorzugt in NRW.

Du steuerst operative Auditprozesse und stehst in direktem, kontinuierlichem Kontakt mit unseren Kunden und externen Auditoren:

• Auditplanung & Terminierung: Du koordinierst die Einsatz- und Terminplanung für Erst-, Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits nach ISO 9001 und ISO/IEC 27001 unter Berücksichtigung von Qualifikationen, Freigaben und Vorgaben.
• Auditvorbereitung: Du prüfst Auftragsdaten, stellst alle erforderlichen Auditdokumente, Regelwerke und Kundenakten zusammen und stellst diese Auditoren sowie Kunden rechtzeitig zur Verfügung.
• Auditnachbereitung: Du forderst Auditberichte, Abweichungsdokumentationen und Korrekturmaßnahmenpläne von Auditoren und Kunden an und prüfst diese auf Vollständigkeit und formale Richtigkeit.
• Vorbereitung von Zertifizierungsentscheidungen: Du bereitest die vollständige Zertifizierungsakte systematisch für die unabhängige Zertifizierungsentscheidung vor und überwachen den Status bis zur Freigabe.
• Kunden- & Auditorenmanagement: Du bist im Tagesgeschäft der zentrale Ansprechpartner für externe Auditoren und Kunden bei organisatorischen, prozessualen und administrativen Fragen.
• Daten- & Systempflege: Du hältst Kunden-, Audit- und Zertifikatsdaten in unserem Zertifizierungssystem aktuell und überwachst Überwachungszyklen sowie Zertifikatslaufzeiten.
• Qualitätsmanagement & Akkreditierung: Du arbeitest strikt nach den Vorgaben unseres Managementsystems (ISO/IEC 17021-1) und unterstützt bei Akkreditierungsbegutachtungen.

Was Sie mitbringen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im operativen Projektmanagement, in der Audit- oder Ressourcenplanung, Auftragsabwicklung oder im Kundenservice
• Kommunikationsstärke, Verhandlungssicherheit und Serviceorientierung im direkten Umgang mit Kunden und externen Dienstleistern/Auditoren
• Sowie sicherer Umgang mit Google Workspace sowie digitalen Dokumenten- und Datenbanksystemen
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) und gute Englischkenntnisse (mindestens B2) in Wort und Schrift
• Präzise, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein

Von Vorteil, aber kein Muss:

• Bevorzugter Wohnsitz in NRW
• Erfahrung in einer Zertifizierungsstelle, der TIC-Branche oder im Qualitätsmanagement
• Kenntnisse der Normen ISO 9001 und/oder ISO/IEC 27006-1 sowie des Zertifizierungsprozesses (Stufe 1/Stufe 2, Überwachung, Rezertifizierung)
• Grundkenntnisse der Akkreditierungsanforderungen nach ISO/IEC 17021-1 / ISO/IEC 27006-1

• Unbefristete Festanstellung in einem krisensicheren, wachsenden Markt
• Gründliche Einarbeitung in Zertifizierungsprozesse, Normen und Systeme
• 40-Stunden-Woche & 100% Remote-Arbeit
• 30 Tage bezahlter Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• Der 24.12., 31.12. sowie dein eigener Geburtstag sind zusätzlich bezahlte freie Tage
• Professionelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten (z. B. Schulungen zu Normen)
• Flache Hierarchien in einem engagierten, kollegialen Team
• Vollständig vom Arbeitgeber übernommenes Deutschlandticket (ÖPNV)
• Modernes IT-Equipment: Apple MacBook Air für deinen Arbeitsalltag 

• Standort - 100% Remote, bevorzugt in NRW
• Arbeitszeit - Vollzeit, 40 Std./Woche
• Vertragsart - Unbefristet
• Startdatum - Ab sofort / zum frühestmöglichen Zeitpunkt
• Berichtslinie - Operations Manager